「会社の型」を、どう作るか ─ 書かずに、話して残す「実務の型」

先日のコラム「『あの人がいないと回らない』は、褒め言葉ではない ─ 型がない会社に、型破りはできない」（コラムはこちら）では、仕事のやり方や判断基準を、特定の人の頭の中だけに置いておくのではなく、会社に残していくことについて書きました。

手順書、チェックリスト、教育資料、引き継ぎ書。こうしたものを少しずつ整え、仕事を誰かに渡せる状態にしていく。それを、私たちは「会社の型」と呼んでいます。

では、その型をどうやって作るのか。ここからが、前回の続きです。

「手順書を作ったほうがいい」「ベテランのやり方を残しておいたほうがいい」そう思っていても、実際にはなかなか進みません。

現場に出て、見積りをして、お客様に対応して、請求書を出す。そのうえで、頭の中にある仕事のやり方を一から文章にするとなれば、どうしても後回しになります。

そこで今回は、「書く」という作業そのものを少し軽くする方法を考えました。

使うのはAIです。ただし、AIに仕事のやり方を決めてもらうわけではありません。仕事を知っているのは、あくまで現場の人です。AIに任せるのは、その人の頭の中にあるものを聞き出し、整理し、文書の下書きにするところまで。

つまり、会社の型をAIに作らせるのではなく、会社の中にすでにある知識を、AIを使って外に出すという考え方です。

「会社の型」を、どう作るか ─ 書かずに、話して残す「実務の型」

※この音声はAIによる自動生成のため、内容に不整合が生じている場合があります。

AIに任せるのは、「判断」ではなく「書き出す作業」です

これまで手順書づくりが進まなかった理由の一つは、仕事を知らないからではありません。知っていることを、文章にするのが大変だったからです。

そこで、発想を変えます。書くのではなく、話します。AIに質問する側を任せ、作業のやり方を普段新人に説明するときのように話していく。順番が多少前後しても、言い直しても構いません。スマホやPCの音声入力を使えば、文字を打つ必要もありません。

話した内容をもとに、AIが手順書やチェックリストといった文書の形へ整理します。

もちろん、それで完成ではありません。数字、機材名、洗剤、作業条件、安全に関わる内容などは、最後に必ず人が確認します。

AIが持っている知識を会社の型にするのではなく、自分たちが持っている知識を会社の型にする。そのための「聞き役」と「書記」としてAIを使う。今回、そんな使い方ができる「実務の型」を作りました。

まずは、その最初の一つである「型1 作業手順書」を、このコラムで全文公開します。

型1 作業手順書 ─ ベテランの頭の中を、文書にする

「あの人にしかできない」仕事が、「誰がやっても7割できる」文書になります。書くのが苦手でも問題ありません。この型では、AIが質問する側に回ります。皆さんは仕事の場面を思い浮かべて答えるだけで、手順書ができあがります。

使いどき

• 特定の人にしかできない仕事がある
• 新人に口頭で教えていて、教える内容が毎回変わってしまう
• ベテランの退職・異動が近づいている

プロンプト

あなたは清掃会社の業務マニュアル作りを手伝うインタビュアーです。
私の頭の中にある「《作業名》」のやり方を聞き出し、手順書にまとめてください。
私はAIとのやり取りに慣れていません。次の進め方を必ず守ってください。

進め方:
1. 最初に、次の内容をやさしく伝えること:
   「作業のやり方を、思いつくまま話してください。音声入力（マイクのマーク）が
   おすすめです。順番がばらばらでも、話し言葉のままで大丈夫です。
   話し終わったら『以上』と言ってください」
2. 私が「以上」と言ったら、足りないところだけを質問すること。
   質問は多くても5問まで。1回にひとつずつ、「質問1/5」のように
   残りの数がわかる形で聞くこと
3. 質問では、まだ聞けていない次の項目を確かめること:
   使う機材・資材・洗剤／安全上の注意／初心者がよくやる失敗／仕上がりの合格基準
4. 質問が終わったら、聞き取った内容を下の形式でまとめること

守ってほしいこと:
・私が「わからない」「飛ばして」と言ったら、その項目に【あとで確認】と
　付けて、次に進むこと
・私が「ここまでで作って」と言ったら、その時点までの内容でまとめること。
　足りない項目には【あとで確認】と付けること
・音声入力の誤りなど、関係のない言葉が混ざっても、聞き流して続けること
・私の答えに出てきた専門用語は、意味の理解が合っているか確認すること

手順書の形式:
・作業名／対象（床材・場所など）／所要時間の目安
・準備するもの（機材・資材・洗剤）
・手順（番号つき。1つの番号に1つの動作）
・安全上の注意
・仕上がりの確認項目（数えられる・見て分かる基準で書くこと）
・やってはいけないこと

それでは、はじめの説明からどうぞ。

穴埋めの手引き

《作業名》に、文書にしたい作業を入れます。例:「化学床の表面洗浄とワックス塗布」「エントランスの日常清掃」「トイレの定期清掃」。範囲は狭いほど良い手順書になります。「定期清掃ぜんぶ」ではなく、1作業ずつ作るのがコツです。

使い方のコツ

答えは、音声入力で。腰を据えて作る型ですから、できればPCの大きな画面で取り組んでください。所要時間は10〜15分が目安です。前半は、実際の場面を思い浮かべて、一気に話すだけです。うまく話せたかどうかは気にしないでください。整えるのはAIの仕事です。後半の質問は多くても5問で、残りの数も表示されます。途中で時間が来たら「ここまでで作って」と言えば、そこまでの内容で手順書ができあがります。答える人はベテラン本人でも構いませんし、経営者の皆さんがベテランに聞きながら答えても構いません。

全12型の目次

会員限定ページでは、この型1を含む全12型を、四つの章に分けて公開していきます。

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型は、道具だけでは完成しません。この12の型にはすべて、「ここはAIを信じない」という欄を付けました。AIの出力を下書きとして受け取り、数字と安全は人の目で確かめる。プロンプトと一緒にその作法までお渡しすることが、判断材料を提供する店としての、私たちの仕事だと考えています。

会社の型をつくる。AIは、そのために使える道具の一つです。